Tietosuoja Pomarkun kunnassa

 

Henkilötietojen käsittely

Kunnan tuottamissa palveluissa henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Lainmukaisuus tarkoittaa sitä, että henkilötietoja kerätään vain tiettyä laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla. Läpinäkyvyydellä tarkoitetaan sitä, että asiakkaalla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mitä tarkoitusta varten hänen henkilötietojaan käsitellään.
Kunnassa vireille saatetut asiat kirjataan asianhallintajärjestelmään. Asianhallintajärjestelmään merkitään asian asianmukaisen käsittelyn ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot.
Tietojen käyttötarkoitus on vireille saatettujen asioiden käsittely lainsäädännön edellyttämällä tavalla, viranomaistoiminnan ja muun toiminnan suunnittelu ja toteuttaminen.

Asianhallintajärjestelmän teknisestä ylläpidosta Innofactor Oy/ Dynasty. Järjestelmästä ei ole liittymiä muihin tietojärjestelmiin.

Kunnassa käsiteltäviin vireille saatettuihin asioihin liittyvien henkilötietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistolain (831/1994), arkistolaitoksen määräyksen (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) ja kuntaliiton suositusten mukaisesti.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsiteltävien tietojen laajuus riippuu asian luonteesta ja siitä, mitä asiaan liittyviä tietoja meille on toimitettu.

Tavanomaisesti käsittelemme ainakin seuraavia tietoja:
• yksilöintitiedot (nimi, henkilötunnus)
• vireillesaattajan yhteystiedot, esimerkiksi puhelinnumero, sähköpostiosoite ja/tai postiosoite
• asian kuvaus
• asian käsittelyn vaiheita koskevat tiedot

Yksilöintitietoja (nimi ja henkilötunnus) tarvitaan palvelun, laskujen ja viestinnän kohdentamiseksi juuri oikealle henkilölle. Eri palveluissa voidaan tarvita lisäksi myös muita yksilöintitietoja, kuten kiinteistötunnus.
Yhteystietoja (kotiosoite, puhelinnumero, sähköposti) tarvitaan asiakkaan tavoittamiseen kaikissa palveluissa.

Joissain lakisääteisiä palveluissa käsitellään myös asiakkaan taloudellisia tietoja. Esimerkiksi varhaiskasvatuksen asiakasmaksut määräytyvät tulotietojen perusteella. Moniammatillisissa verkostoissa, kuten esim. oppilashuolto ja kuntouttava työtoiminta, eri asiantuntijat käsittelevät oman alansa mukaisia henkilötietoja asiakkaan kannalta parhaan palvelun toteuttamiseksi (mm. psykologit, sosiaalityöntekijät, kuraattorit, lääkärit, nuorisotyöntekijät). Tällaisissa verkostoissa käsiteltävät tiedot ovat ehdottoman luottamuksellisia

Henkilötietojen suojaaminen

Kunnan palveluissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ne työntekijät tai viranhaltijat, joiden nimenomaisiin työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Pääsy tietoihin on rajattu työroolin mukaisilla henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla, millä varmistetaan, että tiedot ovat suojassa luvattomalta ja yhteensopimattomalta käsittelyltä. Teknisillä suojatoimilla estetään tietojen häviäminen tai vahingoittuminen. Teknisiä suojatoimia ovat esimerkiksi pääsynhallinta, lokitiedot, varmuuskopiointi ja suojattu tietoverkko. Lisäksi kaikilta kaupungin työntekijöiltä edellytetään vaitiolovelvollisuutta, perehtymistä tietosuoja- ja turvaohjeisiin. Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti ja ohjeiden noudattamista valvotaan osana sisäistä valvontaa.

Kunnalla on useita sopimusperusteisia palveluntarjoajia, joilla on tekninen pääsy henkilötietoihin taikka jotka käsittelevät henkilötietoja kunnan lukuun. Tällaisia sopimuskumppaneita ovat esimerkiksi IT-palvelujen tarjoaja, ohjelmistojen ylläpitäjät ja koulukuljetuksesta vastaavat yritykset. Palveluntuottajien kanssa ollaan päivittämässä sopimuksia sellaisiksi, että palveluntuottajat sitoutuvat kunnan edellyttämään tietosuojatasoon ja vaitioloon kaikessa henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
• sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi
Oikeus saada pääsy tietoihin
• sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta

Oikeus oikaista tietoja

• jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot
• jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

• jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä

Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain
• sinun suostumuksellasi
• jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
• yleisen edun vuoksi, tai
• jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi
• jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eli pyytää, että niitä ei käsiteltäisi ollenkaan.
Kun tietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi,rekisteröity voi vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.
Tällöin tietojen käsittely on lopetettava, paitsi jos
• rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai
• käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Esitä tietojasi koskeva pyyntö kuntaan täyttämällä alla oleva lomake ja toimita se allekirjoitettuna kunnanvirastolle (Vanhatie 14) tai sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo @ pomarkku.fi (poista välilyönnit)
rekisteritietojen tarkastuspyyntö
rekisteritietojen korjaamis- tai poistamisvaatimus
• mikäli haluat vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, lähetä vapaamuotoinen kirje sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo @ pomarkku.fi (poista välilyönnit) tai toimita kirje kunnanvirastolle (Vanhatie 14)

Varaudu esittämään henkilöllisuustodistuksesi. Tietosuojavaatimusten vuoksi arkaluontoisia asiakastietoja ei käsitellä sähköpostilla.